Privacyvragen

Stichting Cosis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. 

Cosis 
Lauwers 17 
9405 BL Assen 
 
KvK-nummer: 04082725 
Cosis bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt en hoe deze gegevens worden beschermd.

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jouw vertellen. Bijvoorbeeld:

- je naam;
- adres en woonplaats;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- foto's of videobeelden;
- gegevens over jouw gezondheid;

Cosis verwerkt persoonsgegevens van: 
- cliënten en toekomstige cliënten; 
- wettelijk vertegenwoordigers; 
- bezoekers van onze website; 
- medewerkers; 
- vrijwilligers; 
- stagiaires; 
- sollicitanten; 
- ingehuurde medewerkers; 
- leveranciers en samenwerkingspartners. 

Welke gegevens wij verwerken hangt af van jouw relatie met Cosis. 

Van cliënten 
Voor het leveren van goede zorg verwerken wij bijvoorbeeld: 

- naam, adres en contactgegevens; 
- geboortedatum; 
- BSN; 
- gegevens over gezondheid en ondersteuning; 
- contactgegevens van huisarts, apotheek of andere zorgverleners; 
- gegevens van ouders, verzorgers of wettelijk vertegenwoordigers; 
- gegevens over de financiering van zorg; 
- rapportages, ondersteuningsplannen en verslagen. 

Deze gegevens worden opgeslagen in een beveiligd cliëntdossier. 

Van medewerkers, vrijwilligers en stagiaires 
Wij verwerken onder andere: 

- naam- en adresgegevens; 
- contactgegevens; 
- geboortedatum; 
- BSN; 
- bankrekeningnummer; 
- kopie identiteitsbewijs; 
- VOG; 
- gegevens voor salarisadministratie, verzuim en personeelszaken. 

Van sollicitanten 
Bij een sollicitatie verwerken wij bijvoorbeeld: 

- naam- en contactgegevens; 
- cv; 
- opleidingen; 
- werkervaring; 
- referenties. 

Van leveranciers en zakelijke relaties 
Wij verwerken onder andere: 

- contactgegevens; 
- functiegegevens; 
- bankgegevens; 
- KvK-gegevens; 
- contractgegevens. 

Cosis verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een geldige reden voor is. Wij verwerken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor: 

Het leveren van zorg 

Wij hebben persoonsgegevens nodig om goede zorg en ondersteuning te kunnen bieden.

Het bijhouden van cliëntdossiers 

Zorgverleners leggen belangrijke informatie vast zodat cliënten passende zorg krijgen. 

Contact met cliënten en verwanten 

Wij gebruiken contactgegevens om afspraken te maken of informatie te geven. 

Personeels- en salarisadministratie 

Wij verwerken gegevens van medewerkers om arbeidscontracten uit te voeren en salarissen uit te betalen. 

Sollicitaties 

Wij gebruiken persoonsgegevens om sollicitaties te beoordelen. 

Wettelijke verplichtingen 

Soms moetenwijgegevensverwerkenomdat de wet ons datverplicht. Bijvoorbeeld op grond van de WGBO, Jeugdwet, Wlz, Wmo of belastingwetgeving. 

Beveiliging en veiligheid 

Op sommige locaties gebruikt Cosis cameratoezicht voor veiligheid van cliënten, bezoekers en medewerkers. Dit gebeurt alleen als daarvoor een duidelijke noodzaak bestaat. 

Verbetering van zorg en dienstverlening 

Wij gebruiken gegevens soms om processen te verbeteren, kwaliteit te meten of rapportages op te stellen. Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor geanonimiseerde gegevens. 

Volgens de AVG moet er altijd een wettelijke grondslag zijn. Cosis verwerkt persoonsgegevens op basis van: 
- jouw toestemming; 
- de uitvoering van een zorgovereenkomst of arbeidsovereenkomst; 
- een wettelijke verplichting; 
- bescherming van vitale belangen, zoals gezondheid of veiligheid; 
- een taak van algemeen belang; 
- een gerechtvaardigd belang van Cosis, bijvoorbeeld voor informatiebeveiliging of kwaliteitsverbetering. 

Wanneer wij jouw toestemming gebruiken, kun je deze altijd weer intrekken.

Cosis verkoopt geen persoonsgegevens. 

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als wij dit wettelijk verplicht zijn.
Dit kan bijvoorbeeld gebeuren met: 
- huisartsen; 
- apotheken; 
- ziekenhuizen; 
- gemeenten; 
- zorgkantoren; 
- onderwijsinstellingen; 
- accountants; 
- leveranciers van ICT-systemen; 
- andere zorgverleners die betrokken zijn bij jouw zorg. 

Wanneer een externe organisatie persoonsgegevens voor ons verwerkt, maken wij afspraken over privacy en beveiliging in een verwerkersovereenkomst.

Sommige ICT-leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. 

Als dit gebeurt, zorgt Cosis ervoor dat dit voldoet aan de eisen van de AVG. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van goedgekeurde contractuele afspraken of andere wettelijke beschermingsmaatregelen.

Cosis bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Voorbeelden: 
- medische dossiers worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen uit de zorgwetgeving; 
- personeels- en salarisgegevens worden bewaard volgens fiscale en arbeidsrechtelijke regels; 
- sollicitatiegegevens worden maximaal 12 maanden bewaard, tenzij je toestemming geeft voor een langere bewaartermijn. 

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of vernietigd. 

Cosis neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Wij zorgen onder andere voor: 
- beveiligde computers en netwerken; 
- toegangscontrole; 
- sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie waar nodig; 
- logging en controle van toegang; 
- beveiligde opslag van papieren dossiers; 
- trainingen voor medewerkers; 
- naleving van de NEN 7510-norm voor informatiebeveiliging in de zorg. 

Alleen medewerkers die gegevens nodig hebben voor hun werk mogen deze bekijken.

De AVG geeft je verschillende rechten. Je hebt het recht om: 

Jouw gegevens in te zien 

Je mag vragen welke persoonsgegevens Cosis van jou verwerkt. 

Gegevens te laten corrigeren 

Kloppen gegevens niet? Dan kun je vragen om deze aan te passen of aan te vullen. 

Gegevens te laten verwijderen 

In bepaalde situaties kun je vragen om verwijdering van persoonsgegevens. 

Bezwaar te maken 

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking. 

Verwerking te beperken 

Je kunt vragen om tijdelijk minder gebruik van jouw gegevens. 

Gegevens over te dragen 

Je kunt vragen om gegevens die jij zelf hebt verstrekt in een digitaal formaat te ontvangen. 

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Soms verplicht de wet ons om gegevens te bewaren. 

Wil je gebruikmaken van één van jouw privacyrechten? Neem dan contact met ons op. 

Om jouw identiteit te controleren kunnen wij vragen om een geldig identiteitsbewijs. Maak hierbij altijd je BSN en pasfoto onleesbaar als deze niet nodig zijn. 

Wij reageren in principe binnen één maand op jouw verzoek. In uitzonderlijke situaties mogen wij deze termijn verlengen. 

Cosis gebruikt cookies op haar website. Cookies zorgen ervoor dat: 
- de website goed werkt; 
- instellingen worden onthouden; 
- het gebruik van de website kan worden geanalyseerd. 

Daarnaast gebruikt Cosis Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. 

Waar nodig vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van cookies. Meer informatie hierover staat in onze cookieverklaring. 

Heb je vragen over privacy of over deze privacyverklaring? Neem dan contact op met de Privacy Officer of de Functionaris Gegevensbescherming van Cosis. 

E-mail: privacy@cosis.nu 

Postadres: 

Cosis 
t.a.v. Privacy Officer 
Postbus 214 
9400 AE Assen 

Kom je er samen met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Meer informatie:www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Cosis kan deze privacyverklaring aanpassen als wetgeving verandert of wanneer onze dienstverlening wijzigt.
De meest actuele versie staat altijd op de website van Cosis.