Cosis is de nieuwe naam van NOVO en Promens Care.
''Een mooi hulpmiddel voor verbinding.''

Het 'dag-start-bord'

Zomaar een doordeweekse ochtend op het Expertise Centrum. Zoals gewoonlijk ben ik een van de eersten die op het werk is. Het is nog rustig. De voorschoolse opvang start om een uur of acht. Ik handel wat mail af en begeef me rond half negen naar de centrale ruimte. Daar hebben zich al een aantal medewerkers verzameld rond het 'dag-start bord'. Ik hoor het u denken: 'dag-start bord?' Om dat uit te leggen moet ik even terug in de geschiedenis, de recente geschiedenis.

Tot ongeveer een jaar geleden verzamelden medewerkers zich rond de thee- of koffiepot en had de coördinerend medewerker een lijstje. Wanneer er problemen of knelpunten waren, zoals bijvoorbeeld ziekte van een collega, dan moest er een oplossing gevonden worden.

Meestal bleef de coördinerend medewerker eenzaam en alleen achter en mocht hij of zij het probleem zelf oplossen. Niemand voelde zich daarbij écht verantwoordelijk of het waren altijd dezelfde collega's die zich verantwoordelijk voelden en een helpende hand boden. Dat kon slimmer en beter. In diezelfde periode volgde ik een training Lean . ''Wat ze bij Toyota kunnen, kunnen wij ook!'' dacht ik. En zo werd het 'dag-start-bord' geboren.

De inhoud
Het dag-start-bord is een Whitebord waar een vast aantal items op staan. Naast hoe veel kinderen en collega’s er die dag aanwezig zijn, staat er ook genoteerd wie er verantwoordelijk is voor de keuring van het zwembad en wie de BHV'er van de dag is. Dat is tenminste duidelijk. Daarnaast staat er een motto of opdracht van de week genoteerd. En die komen we natuurlijk ook met elkaar na.

Ook staat genoteerd of er die dag een bijzonderheid is, zoals een bezoek. En soms wordt er van de gelegenheid gebruikt gemaakt door medewerkers om een belangrijke mededeling te doen die voor de overige aanwezige collega's ook van belang is.

Elke dag worden de knelpunten besproken en wordt er gevraagd om een oplossing.  Niemand kan meer 'wegduiken' en iedereen kan een 'reddende engel' zijn. Het dag-start-bord stimuleert om gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel van het Expertise Centrum en samen een oplossing te bedenken voor een gesignaleerd knelpunt . Het kan een bijdrage leveren om elkaar te bevragen of aan te spreken op het moment dat het 'stil' blijft.

Tot zo ver de theorie. Want de praktijk blijkt ietwat weerbarstiger.

Praktijk
In het begin was het wel erg onwennig om rond een bord te staan en met elkaar over bovenstaande het gesprek aan te gaan. Sommige collega's lijken het dag-start-bord  als een verplicht nummer te ervaren en laten weinig eigenaarschap zien. Voor anderen bleek het juist een mooi hulpmiddel te zijn om de verbinding te zoeken en verantwoordelijkheid te nemen.

Ik ben er achter gekomen dat het onderhoud vraagt om met elkaar het gesprek over nut en noodzaak van het dag-start-bord, als hulpmiddel, te voeren. Want het bord staat voor zo veel meer. Het is ook een manier om met elkaar stappen te blijven zetten. Dus laten we er vooral mee doorgaan.